Como organizador de eventos, es posible que pase horas navegando por Internet buscando respuestas a preguntas como: ¿Cómo funciona un espectáculo de drones? ¿Cuántos drones necesito? ¿Cuál es el precio? ¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta? ¿Qué pasa si el clima empeora el día del espectáculo? Y aun así, es posible que no encuentre ni la mitad de las respuestas. Cuanto más navega, más preguntas surgen en su cabeza, haciendo que esta opción de entretenimiento parezca inalcanzable.
Entendemos su frustración. Por eso decidimos guiarle a través de todo el proceso de realizar un espectáculo de drones, desde «Está bien, necesito esta opción increíble» hasta «Vaya, este espectáculo dejó a todos boquiabiertos».
¡Bienvenido a la primera GUÍA DEFINITIVA SOBRE ESPECTÁCULOS DE LUCES CON DRONES del mundo! Le permitirá considerar esta opción de entretenimiento con la mayor eficiencia, seguridad e impacto. ¡Vamos a sumergirnos!
- ¿Qué es realmente un espectáculo de luces con drones?
- ¿Son los espectáculos de drones adecuados para cualquier evento?
- Cómo elegir una empresa de espectáculos de drones
- 5 puntos para formular una solicitud de espectáculos de drones
- Debería elaborar el concepto del espectáculo y los términos de cooperación
- Firme el contrato y pague por el espectáculo
- Cómo seleccionar una buena ubicación para un espectáculo de drones
- Diseñar el espectáculo de drones: proceso de creación
- Transporte de los drones y el equipo, obtención de permisos
- Realizar vuelos de prueba antes del espectáculo final de drones
- Sincronice el espectáculo de drones con otros elementos
- Es la hora del espectáculo. Arte de drones en el cielo nocturno
- Extra: medir el impacto del espectáculo de drones
¿Qué es realmente un espectáculo de luces con drones?
Primero lo primero. Un espectáculo de drones es un espectáculo aéreo de 10-15 minutos realizado por drones sincronizados que llevan LEDs controlables y están programados para formar asombrosas figuras en el cielo nocturno. Los vehículos aéreos no tripulados (UAV) pueden representar cualquier cosa en el cielo, desde humildes siluetas hasta enormes objetos de hasta 1 km de ancho, rascacielos a tamaño real, objetos 3D en movimiento o incluso retratos en vivo. Para lograr un mayor efecto visual y emocional, los drones pueden estar equipados con pirotecnia u otras cargas útiles.
Lumasky utiliza cuadricópteros diseñados especialmente para presentaciones aéreas. Están equipados con LEDs de colores, radios y baterías. En comparación con otros drones de la industria, una de las ventajas distintivas de nuestros drones es su tamaño compacto, lo que puede reducir los gastos logísticos del cliente gracias a sus dimensiones de empaque reducido.
¿Quiénes realizan espectáculos de drones? Ingenieros responsables de ensamblar los drones, diseñadores y animadores 3D encargados de crear el espectáculo y prepararlo para volar, pilotos que aseguran el vuelo correcto, videógrafos que graban cómo voló espectacularmente, y otras personas responsables de las operaciones, el papeleo y el contenido, que contribuyen al espectáculo en cada paso del proceso.
Esta opción de entretenimiento impresionante puede incorporarse y elevar eventos de mediana y gran escala en todo el mundo, cautivar a grandes audiencias, anunciar productos y promover negocios.
Para descubrir cómo se crea exactamente y se lleva al cielo, siga leyendo.
¿Son los espectáculos de drones adecuados para cualquier evento?
Aunque la idea de tener un espectáculo de drones es magnífica, no todos los eventos califican para ello. Los siguientes formatos de eventos son perfectos para espectáculos de drones:
- Celebraciones nacionales al aire libre
- Bodas VIP y fiestas exclusivas
- Eventos musicales y deportivos
- Lanzamientos de marcas o productos
- Reuniones corporativas
- Promociones turísticas
- En resumen, cualquier ocasión con un presupuesto superior a $30,000.
Sin embargo, existen varios «peros» que hacen que un espectáculo de drones sea casi o totalmente inviable:
- si es un evento de bajo presupuesto como una fiesta infantil, aniversario familiar o sorpresa para una pareja (si alguien realmente puede permitirse fiestas sorpresa a este precio, entonces los espectáculos de drones son una gran opción)
- si es un evento diurno, ya que el espectáculo está diseñado únicamente para el cielo nocturno
- si es una fiesta en interiores, ya que solo algunos proveedores ofrecen una opción de espectáculo de drones en interiores, además este formato está limitado en términos de espacio y expresividad
- si el evento se lleva a cabo en un área urbana densamente poblada, los drones no deben volar sobre personas y carreteras, y puede haber restricciones regulatorias y limitaciones espaciales
- si el lugar está cerca de aeropuertos, bases militares o en áreas ambientalmente sensibles como reservas de vida silvestre, ya que es bastante difícil obtener autorización especial en esas zonas
- si el evento tiene lugar en áreas con condiciones climáticas constantemente adversas, como en Alaska a -40°C
- si es un país/región/ciudad donde los espectáculos de drones están prohibidos en general o permitidos con restricciones; esto debe verificarse con las autoridades locales.
Si ninguno de los puntos anteriores le limita, su evento tiene todas las posibilidades de ser elevado con un espectáculo de drones maravilloso. Elegir un proveedor para el espectáculo es el siguiente paso.
Cómo elegir una empresa de espectáculos de drones
Los productores de espectáculos de drones pueden diferir sustancialmente en muchos aspectos. Algunos operan a nivel global o solo a nivel nacional, producen o no sus propios drones, tienen una flota de drones grande o limitada, realizan o no espectáculos de drones en interiores, ofrecen o no drones pirotécnicos/otros efectos visuales/opciones de entretenimiento adicionales, pueden o no obtener permisos de vuelo en el país del espectáculo de drones, etc.
Sin embargo, los siguientes 5 factores son imprescindibles al decidirse por una empresa de espectáculos de drones:
- Experiencia y Pericia.
Como organizador de eventos, posiblemente haya encontrado proveedores de servicios descuidados que, en el mejor de los casos, le generaron estrés, o en el peor, arruinaron su evento y/o su reputación. Para evitar esto, concéntrese en compañías con una trayectoria comprobada en la entrega de exitosos espectáculos de luces con drones; la capacidad de operar globalmente es una ventaja. Revise su portafolio, los casos para marcas y eventos importantes, premios y las opiniones públicas sobre sus espectáculos. - Autorización y Seguridad.
Los eventos de gran escala siempre están altamente concurridos. La seguridad es una prioridad aquí. Asegúrese de contratar una empresa que siga las regulaciones y pautas necesarias, y que cuente con los certificados de seguro para una actuación segura y conforme durante su evento. No quiere asumir riesgos de salud, financieros o reputacionales en caso de que ocurra algo, ¿verdad? - Innovación y Creatividad.
En el mundo de hoy, el éxito de un evento depende de las innovaciones y la creatividad capaces de sorprender a la gente. Necesita un proveedor que utilice drones avanzados con tecnología de LED de punta, capaces de crear animaciones intrincadas, diseños en 3D, transiciones de color dinámicas y características adicionales de alta calidad que asombren a los espectadores más allá de lo esperado. Como en Lumasky, donde superamos los límites permitiendo que los asistentes al evento no solo observaran, sino que literalmente interactuaran con los drones en el cielo. - Flexibilidad y Profesionalismo.
«Las cosas pueden no salir como se planeó», apostamos a que todos los organizadores de eventos asienten ante esta afirmación.
Asegúrese de hacer las siguientes preguntas al proveedor elegido: ¿Tiene un plan de respaldo en caso de fuerza mayor o mal tiempo? Si mi cliente quiere editar las animaciones 2 días antes del espectáculo, ¿pueden hacerlo? ¿Puede solucionar cualquier problema técnico que pueda surgir durante la presentación? En un evento multimedia, ¿puede sincronizar un espectáculo de drones con otros elementos audiovisuales?
Siéntase libre de ampliar esta lista con preguntas que aclaren cualquier incertidumbre sobre su evento específico. - Costo.
Un factor clave para todos los interesados en espectáculos de drones. Claramente, los profesionales de clase mundial capaces de trabajar bajo plazos ajustados y en condiciones desafiantes piden un precio más alto. Si está de acuerdo con este costo, obtendrá un espectáculo exitoso y un evento exitoso. Si opta por una opción más económica, asegúrese de que los puntos anteriores se alineen con su objetivo de ajustarse al presupuesto.
5 puntos para formular una solicitud de espectáculos de drones
Entonces, la empresa de espectáculos de drones ya está elegida. Para formular una solicitud pertinente, anote los 5 aspectos clave para su futuro espectáculo:
- fecha
- ubicación
- evento
- idea (Objetivo: ¿es celebrar/asombrar/publicitar? Formato: ¿es un espectáculo independiente o parte de uno más grande con otros elementos de entretenimiento?)
- número estimado de drones (si no tiene idea, el gerente podrá ayudarle con los cálculos más adelante)
- presupuesto (este punto también puede omitirse hasta el siguiente paso).
Debería elaborar el concepto del espectáculo y los términos de cooperación
Una vez que el gerente del espectáculo de drones se comunique con usted, lo primero que debe aprender es cómo funcionan los espectáculos de drones en general. Para resumir, un productor de espectáculos de drones:
Después de esta breve introducción, comienza la sesión de preguntas y respuestas. Aquí tiene una lista de verificación con 11 parámetros básicos que se deben discutir:
- Concepto general: ¿de qué trata el evento y a qué está dedicado el espectáculo? ¿Cuál es el objetivo de su cliente? ¿Con qué elementos adicionales debería combinarse el espectáculo de luces con drones?
- Número óptimo de drones para el concepto. Comience con estos números: 200 drones para una fiesta privada, de 500 a 1,000 drones para celebraciones a escala de ciudad y nación, más de 2,000 drones para grandes actuaciones que rompen récords. Además del tipo de evento, la imagen hace la diferencia: un buen retrato en 3D necesita al menos 1,000 drones, mientras que una bandera de un país puede ejecutarse solo con 50 drones.
- Extras visuales para dar al espectáculo de drones una mayor expresividad: drones pirotécnicos, drones con destellos, aviones pirotécnicos.
- Características adicionales como las opciones de espectáculos interactivos que mencionamos antes.
- Otros elementos del evento: ¿debería emparejarse el espectáculo de drones con fuegos artificiales, láseres, efectos de humo, mapeo 3D, artistas en el escenario, otros elementos y equipos de actuación?
- Música: siempre es más agradable ver el espectáculo con música en lugar de solo escuchar el zumbido de los drones. ¿Tiene una banda sonora o todavía debe escribirse en línea con el concepto del espectáculo? En Lumasky contamos con un compositor de música empleado. Proporcionamos a nuestros clientes espectáculos de drones completos como cortometrajes, lo que agrega una capa extra de magia e inmersión.
- Cronograma del proyecto: cuándo y qué progreso seguir. Normalmente, el proveedor tarda de 2 a 3 meses desde la idea hasta el lanzamiento. El tiempo promedio de ejecución del proyecto en Lumasky es de 4 semanas. Observe el siguiente ejemplo:
- Tech rider indicating how to choose and prepare the launch site, where to accommodate the team and what to provide it with, as well as how to ensure drone storage and security.
- Logistics and flight permits. While flight permits are a must, the logistic operations and expenses arise when the drone show takes place anywhere but the provider’s city.
- Possible risks and force majeure:
– if it’s raining before the show, it can be postponed for a couple of hours or until it clears off the next day, or some drones may even fly in light rain
– if it’s windy, the provider can shorten the display time of 1-2 animations to save battery charge without affecting the storytelling; also some drones are able to fly in high winds but that shortens the show time, this to be checked with the chosen provider
– what’s the action plan if a country’s leader suddenly passes away and all entertainment events are canceled (this one is not hypothetical, Lumasky has faced this unexpected news right before the show 3 times in 3 countries)
– or other unforeseen circumstances you may want to check in regard to your specific event. - And finally… the cost of all this magic that starts from $30,000. The cost is mainly formed of 5 factors:
– number of drones wanted
– customization (some companies make stock animations and sell them to everybody for lower price)
– extra options like pyro, flash drones or any other payload, or interactive features
– date of the show (Is it a peak season? Is it 2 weeks or 2 months before the event? Is the entire or limited fleet available?)
– country, for there are different show providers with different pricing after all.
Firme el contrato y pague por el espectáculo
Después de negociar lo anterior, formalícelo por escrito.
Términos clave que deben mencionarse en el contrato: fecha, ubicación, número de drones, costo de los servicios, asignación de las obligaciones de las partes en cuanto a logística y permisos de vuelo, así como el plan de mitigación de riesgos en caso de condiciones climáticas inesperadas. Este último es de suma importancia. El espectáculo de drones depende bastante del clima, y cualquier cliente desea asegurarse a sí mismo, su evento y sus gastos, ¿no es así?
Más detalles sobre quién es responsable de negociar el espectáculo de drones con las autoridades locales se encuentran en el párrafo siguiente ‘Transporte de los drones y el equipo, obtención de permisos’.
Las condiciones de pago están sujetas a negociación con el proveedor del espectáculo. Algunas empresas pueden solicitar un pago anticipado del 100% en el caso de la primera colaboración. Otras solicitan un anticipo del 50% con el saldo a pagar después del espectáculo. El monto total también se puede dividir en más partes con fechas de pago fijas. Siempre está sujeto a discusión.
Cómo seleccionar una buena ubicación para un espectáculo de drones
El trabajo en un espectáculo de drones comienza precisamente con la elección de la ubicación del espectáculo. Esto se divide en 2 etapas:
- El cliente elige un sitio de lanzamiento.El tamaño de una plataforma de lanzamiento desde donde los drones despegan depende del tamaño de los drones, que varía de una empresa a otra. En Lumasky, solicitamos un área de 12×12 m para 100 drones, 30×30 m para 500 drones y así sucesivamente. La distancia mínima entre drones es de 1 m.Un sitio de lanzamiento no debe estar a más de 200 m de la zona principal de vuelo. No debe haber basura pequeña, agujeros, polvo, arena ni hierba en el lugar. Debe estar limpio antes de la llegada del equipo. Las alfombras o podios de escenario son las mejores opciones. Además, no debe haber objetos altos cerca del sitio de lanzamiento, como edificios altos, antenas de radio o árboles. Tampoco debe haber cables u otros obstáculos por encima del sitio ni a lo largo de toda la ruta de los drones.
- El proveedor inspecciona el sitio de lanzamiento elegido.El especialista en espectáculos de drones inspecciona el sitio, tanto en línea como de manera presencial. Si está nivelado y libre de obstáculos, la inspección en línea con imágenes satelitales es suficiente. Si la ubicación es irregular, el especialista en espectáculos de drones puede viajar adicionalmente al sitio de lanzamiento para realizar una verificación física. Específicamente, verifica la viabilidad de realizar un espectáculo en la ubicación elegida, prueba la navegación, confirma o recomienda cambiar el lugar, o actualiza las especificaciones técnicas si es necesario. Por ejemplo, si los drones despegan desde arena, se necesita una alfombra u otra cobertura; o si es un lugar caluroso, una carpa es imprescindible para que el equipo y los drones no se sobrecalienten.El piloto inspector también verifica la seguridad y el clima en la ubicación. Los enjambres de drones no deben volar sobre personas o tráfico, golpear montañas en el fondo o volar demasiado bajo sobre el agua. Los pronósticos del tiempo se monitorean de cerca también. En caso de una ubicación ventosa, los pilotos pueden pedir a los diseñadores que reduzcan el tiempo de transición entre formaciones sin afectar el tiempo del espectáculo.
Monitorear las ventanas climáticas para el espectáculo es realmente importante. Considere esto: en los últimos 24 meses, NINGÚN espectáculo de drones de Lumasky fue cancelado debido a condiciones climáticas. Incluso el más reciente durante una tormenta única en la vida en Dubái.
Diseñar el espectáculo de drones: proceso de creación
Ahora la idea está tomando vida. Lo que hacen los expertos en espectáculos de drones durante esta etapa, junto con el cliente o para el cliente, es lo siguiente:
- desarrollan un concepto detallado, es decir, reúnen referencias en un tablero de inspiración y forman una narrativa integral que se alinea con los objetivos del cliente, ya sea para celebrar con estilo, generar emociones increíbles, publicitar de una manera novedosa o alcanzar la mayor audiencia posible con el espectáculo.
- seleccionan las imágenes más relevantes y atractivas para mostrar: 10 o 15 imágenes, determinando el orden en que se presentan en la historia, ya sean 2D o 3D, imágenes o escritos, animadas o estáticas, y la gama de colores.
- diseñan toda esta belleza en las siguientes etapas:
– dibujan las imágenes en un software 3D específico (Houdini, Blender u otro pertinente), convirtiéndolas en puntos que representan los drones reales.
– animan los movimientos del dron y el color si es posible y requerido por el cliente
– compilan animaciones separadas en una coreografía, las enlazan en una narrativa, diseñan y animan transiciones entre formaciones, y finalizan la animación del espectáculo
– sincronizan la animación final con la música del espectáculo (vea el punto de música más abajo)
– obtienen las coordenadas y valores de color de cada dron a través de herramientas especiales en el software, lo que crea las misiones de vuelo para que cada dron sepa dónde volar y qué color mostrar en cada momento
– colocan los datos anteriores en el formato «tiempo, X, Y, Z (coordenadas), R, G, B (colores)» en archivos binarios
– envían estos archivos binarios a los pilotos del espectáculo, quienes luego los leen con los pilotos automáticos de los drones, completando así la actuación final del enjambre de drones
Ahora la animación está lista y esperando ser enviada a los cielos.
Transporte de los drones y el equipo, obtención de permisos
Para realizar un espectáculo de drones, no puede simplemente invitar a un proveedor a lanzar drones en su ubicación. La burocracia entra en juego. Prepárese para obtener permisos de vuelo y manejar otros trámites relacionados.
- Si realiza un espectáculo con un proveedor local, esto facilita las cosas. Es posible que no incurra en costos logísticos o solo en costos logísticos entre ciudades. En cuanto a la obtención de permisos, generalmente un proveedor local de espectáculos de drones se encarga de estas obligaciones.
Por ejemplo, tome Lumasky. Su principal centro logístico con el mayor conjunto de drones se encuentra en los Emiratos Árabes Unidos. Si usted encarga un espectáculo de drones de Lumasky en Dubái, nosotros nos encargamos de todo el paquete de documentos. Para mencionar algunos, un permiso de vuelo, certificados de no objeción (lo que implica que la autoridad pertinente o el propietario del terreno no tiene objeciones a que usted vuele sobre o use su tierra para el espectáculo), una aprobación de la aviación civil, una autorización de seguridad, y una docena de otros documentos.
Además de los Emiratos Árabes Unidos, México es otro país donde Lumasky puede liberar a sus clientes de obtener todos los permisos requeridos al encargarse de este trabajo ellos mismos.
- Si realiza un espectáculo con un proveedor extranjero, se debe organizar un ciclo logístico completo. Mire a continuación.
3 puntos que debe tener en cuenta sobre la logística de proveedores extranjeros:
- Tiempo: El mejor momento posible para las operaciones logísticas y el papeleo legal es 4 semanas antes del espectáculo. Este es un tiempo óptimo, ya que el tiempo promedio de negociación de espectáculos de drones en la industria comienza de 2 a 3 meses antes del espectáculo.
- Costo de entrega: Principalmente consta de 2 partes: el costo de la logística y el costo del despacho aduanero en caso de que el espectáculo de drones se realice en otro país. Asegúrese de comunicar esta estructura logística a sus clientes para que sepan exactamente de qué se compone el costo.
- Obligaciones: Pueden variar en esta etapa. Puede que la empresa de espectáculos de drones se encargue de la logística y todos los documentos, o que las obligaciones se dividan entre el proveedor y el cliente, u otro escenario, dependiendo de los términos de negociación con el proveedor del espectáculo de drones.
No se preocupe demasiado por los puntos anteriores. Contratar a un proveedor extranjero puede añadir algunos documentos y gastos adicionales, pero también puede ofrecer una flota de drones más grande, una mayor experiencia en el manejo de condiciones meteorológicas y otros desafíos, animaciones más cautivadoras y opciones únicas que los proveedores locales pueden no tener.
Realizar vuelos de prueba antes del espectáculo final de drones
Los vuelos de prueba se realizan para asegurar que el espectáculo principal se lleve a cabo a tiempo y sin errores.
Normalmente, antes del día del espectáculo, los pilotos ejecutan vuelos de prueba con 1 a 50 drones, seguidos al día siguiente por un ensayo completo con toda la flota para verificar que cada dron recibe señales de los sistemas satelitales, con el apoyo de la estación terrestre que corrige los datos en tiempo real en caso de que las señales satelitales sean inexactas. Esto se hace para lograr la máxima precisión que permite que la coreografía de drones sea correcta, reconocible y agradable.
En caso de fallos, aún quedan 1-2 días para solucionarlos, de modo que el día X el cliente reciba exactamente lo que esperaba y pagó.
Sincronice el espectáculo de drones con otros elementos
A menudo, un espectáculo de luces con drones necesita sincronizarse con música y varios elementos audiovisuales como fuegos artificiales, láseres y presentaciones en vivo de artistas. De lo contrario, el enjambre de drones en el cielo puede parecer desconectado del panorama general, puede atenuarse por efectos de humo cercanos o simplemente colisionar con fuegos artificiales que estallan en el aire.
Normalmente, hay un director de espectáculo que conecta todos los puntos y dirige esta orquesta múltiple con precisión. Para sincronizar los elementos, crea códigos de tiempo utilizando un dispositivo especial (generador de códigos de tiempo o máquina de códigos de tiempo) que es utilizado por cada equipo de actuación. Contiene la línea de tiempo unificada de toda la presentación escrita en códigos digitales, donde los pilotos de los drones ven el momento en que deben comenzar su presentación específica. Tan pronto como el director envía una señal, los pilotos dan la orden de despegue a los drones. Y la magia comienza.
Es la hora del espectáculo. Arte de drones en el cielo nocturno
El momento para el cual ha llegado hasta aquí. El espectáculo de drones está en marcha. Los drones despegan del suelo, se posicionan en el aire y comienzan a formar figuras impresionantes contra el cielo nocturno, dejando al público sin aliento.
Mientras los drones «bailan», puede elegir el mejor lugar para disfrutar, ya sea entre la multitud emocionada o en asientos VIP. Y finalmente, tómese el tiempo para disfrutar de este espectáculo de luces.
Una vez que el último dron aterriza, el espectáculo termina. El cliente recibe los documentos contables finales. El equipo del espectáculo de drones empaca su equipo y generalmente se marcha al día siguiente o en un día, en caso de que haya muchos drones y equipos que necesiten ser desmontados.
En aproximadamente una semana, muchos proveedores de espectáculos de drones también comparten con el cliente las grabaciones de calidad del espectáculo de drones, las reacciones de los espectadores y el entorno general.
Extra: medir el impacto del espectáculo de drones
Si la creatividad del espectáculo de drones es increíblemente impresionante, se vuelve viral. En este caso, el espectáculo puede someterse a análisis y mediciones adicionales.
Los testigos del espectáculo comparten masivamente sus grabaciones de las exhibiciones increíbles y sus reacciones. Los medios lo recogen y se difunde a la velocidad de la luz. Si se invitó a influenciadores de nicho con audiencias amplias al evento para transmitir en vivo, u otros canales de promoción fueron involucrados, el efecto se multiplica.
Luego llega el momento de cosechar los frutos. En uno o dos días, será posible rastrear y calcular las menciones sociales y el alcance total. En uno o dos meses, será posible medir el nivel de reconocimiento de la marca o del evento del cliente.
Aparte de los espectáculos virales, esto también se aplica a los espectáculos de drones que se lanzaron específicamente como parte de campañas de marketing.
FIN. Ahora tiene el entendimiento más completo de la mecánica de los espectáculos de drones. Use esta guía definitiva para verificar qué puntos mejorar con la empresa de espectáculos de drones y qué aclarar al cliente final que eligió elevar su futuro evento con un espectáculo de luces de drones.
Si tiene alguna pregunta, contáctenos y estaremos encantados de guiarlo en cada detalle.
